Réunions productives

Plusieurs personnes voient les réunions comme étant une perte de temps. Pourtant lorsqu’elles sont bien préparées et structurées, celles-ci peuvent devenir un moyen d’échange et de prise de décisions efficaces. Afin d’augmenter la productivité et le climat de vos réunions, voici les étapes à ne jamais négliger :

 

  1. Déterminer la pertinence de la réunion (cette réunion est-elle bien nécessaire?)
  2. Élaborer l’ordre du jour et les objectifs pour chaque point abordé lors de la réunion (déterminer le temps accordé pour chacun des points)
  3. Recueillir l’information (avoir tous les renseignements nécessaires avant la réunion
  4. Déterminer les participants
  5. Déterminer la date, l’heure, la durée et l’endroit
  6. Diffuser l’ordre du jour (1 à 2 semaines avant la réunion)
  7. Déroulement de la réunion (débuter à l’heure prévue et respecter l’ordre du jour)
  8. Clôturer la réunion (terminer à l’heure prévue et résumer les éléments devant être faits ainsi que les échéanciers à respecter)
  9. Rédiger un compte-rendu et le faire parvenir aux participants (les participants peuvent être responsables de rédiger le compte-rendu à tour de rôle)
  10. Le suivi de la réunion (les décisions sont-elles mises en application? Chacun des participants effectue les tâches qui lui ont été attribuées)

 

La préparation est l’élément essentiel au bon déroulement d’une réunion. L’animateur de la réunion n’a plus qu’à respecter l’ordre du jour en intervenant et en contrôlant les interventions afin d’éviter les débordements. Il faut orienter les discussions vers l’atteinte des objectifs fixés pour chacun des points abordés.

 

Bonne réunion!

Partager
Abonnez-vous à l'infolettre Focus
Je m'abonne