Intégration d'un nouvel employé

Vous venez d’investir temps et argent dans un long processus de recrutement. Maintenant vient le temps d’accueillir ce nouvel employé. Vos efforts ne sont pas terminés!!! Celui-ci doit sentir que son arrivée est attendue et planifiée. Plus son intégration sera efficace et plus l’employé développera son sentiment d’appartenance. Selon les données en ressources humaines, ce sont les 4 premiers jours dans un nouvel emploi qui dicteront si oui ou non l’employé restera longtemps. Alors protéger votre investissement!

Une intégration efficace aura comme effet de :

• Diminuer le stress chez le nouvel employé
• Amener une autonomie et un rendement plus rapide
• Aider à instaurer un climat de travail agréable
• Créer  d’un sentiment d’appartenance
• Diminuer les départs prématurés
• Débuter la fidélisation de l’employé

Pour une intégration rentable

1. La préparation de l’accueil

La préparation consiste à annoncer aux autres employés l’arrivée de cette nouvelle recrue et de les aviser du rôle qu’ils auront à jouer auprès d’elle. On doit également préparer son environnement physique (poste de travail, fournitures de bureau, numéros de téléphone, équipement informatique, carte ou code d’accès, casier, stationnement, etc.). Il est important de choisir et de préparer une personne (de préférence du même niveau hiérarchique et connaissant le poste) qui sera sa référence, qui pourra répondre à ses questions, donc lui servir de parrain tout au long de son intégration.

On prépare la documentation qu’on remettra au nouvel employé afin qu’il puisse mieux connaître l’entreprise (les documents corporatifs, sa description de poste, le manuel d’employés, l’organigramme, les politiques de l’entreprise, les normes de sécurité, etc.). 

1.1 Nouvelle tendance

Depuis peu, une nouvelle tendance fait son apparition : le pré-accueil en ligne. Ainsi on donne au nouvel employé un accès à une plate-forme informatique où il pourra consulter des informations générales sur l’entreprise (historique, mission, valeurs, organigramme, horaire de travail, politiques de l’entreprise, description de poste, programme de reconnaissances, etc.). Selon les besoins de l’entreprise et/ou du nouvel employé, certaines formations pourront être disponibles sur cette plate-forme.

1.2 Rencontre informelle (pré-accueil)

Si possible, et ce dès l’acceptation du candidat, l’inviter pour une rencontre informelle (1 heure à 1,5 heure afin de lui faire visité l’entreprise, de lui présenter certains de ses collègues, lui expliquer le déroulement de la première journée (heure d’arrivée, à qui se présenter, etc.). Profitez de cette occasion pour lui remettre la documentation que vous avez préparée pour lui.

2. L’accueil

Pour sa première journée, il est important de démontrer à l’employé que l’on prend le temps de bien l’intégrer. On peut lui faire faire une visite de l’entreprise (si cela n’a pas été fait), l’installer à son poste de travail, lui montrer où il pourra dîner, lui présenter le reste de l’équipe. On lui présente la personne qui sera son parrain. On prend le temps de lui expliquer les attentes et les objectifs reliés à son poste. 

3. L’intégration

C’est l’étape où le nouvel employé assimile ses nouvelles tâches, qu’il développe ses habiletés, qu’il noue des relations avec ses collègues, la clientèle et les fournisseurs. C’est une étape importante et cela peut se faire sur plusieurs mois. Il faut donc que l’employé soit bien soutenu, que son parrain ou la direction soit là pour répondre à ses questions. 

4. Le suivi

C’est le temps de faire le point sur l’intégration de l’employé. Le supérieur immédiat doit vérifier si le travail effectué est en corrélation avec les attentes et les objectifs. Il faut vérifier si l’employé est satisfait de son intégration, de son parrain et de sa formation. L’employeur en déterminant les forces et les faiblesses de l’employé détermine avec lui la façon de faire pour améliorer la situation.  

En conclusion, plus une intégration est réussie, plus l’employé et l’entreprise en sortiront gagnants et vous récolterez un retour sur vos investissements.